- Un remboursement de frais propres à l'employeur est exonéré d'ONSS et d'impôt : 100 % du montant arrive dans la poche.
- Il rembourse une dépense que le travailleur a engagée pour le compte de l'employeur. Ce n'est pas de la rémunération déguisée.
- Les forfaits (télétravail, internet, bureau) doivent rester plausibles et documentés par une politique écrite.
- Un forfait excessif ou non justifié est requalifié en salaire, avec rappel de cotisations et d'impôt.
- Ce qui est remboursé ainsi ne peut plus être déclaré en frais professionnels réels.
Pourquoi ce poste échappe à tout
Si vous avancez de l'argent pour votre employeur, il vous le rend. Cette restitution rembourse une avance et ne constitue pas un revenu, si bien qu'elle n'entre ni dans la base des cotisations sociales, ni dans la base imposable.
Le contraste avec une augmentation de salaire est brutal. Sur un euro de brut, l'employeur paie ses cotisations patronales, le travailleur subit l'ONSS personnel puis le précompte à son taux marginal : il en reste souvent moins de la moitié. Sur un euro de frais propres, il en reste un.
Comparez avec une augmentation de brut
Les postes les plus courants
Indemnité de télétravail
Un forfait mensuel qui couvre le chauffage, l'électricité, le petit matériel et l'usage d'une pièce du logement. Depuis la généralisation du travail à domicile, c'est le poste le plus répandu, et son montant maximal est le plus surveillé.
Connexion internet et abonnement
Une intervention forfaitaire distincte de l'indemnité de télétravail, lorsque le travailleur utilise sa propre connexion à des fins professionnelles.
Frais de bureau et de représentation
Fournitures, petit mobilier, déplacements et réceptions liés à la fonction. Le montant admis dépend fortement du niveau de responsabilité.
Déplacements professionnels
Remboursement des trajets effectués pour la mission, distincts du trajet domicile-travail, sur base kilométrique ou sur pièces.
Ce qui rend un forfait défendable
L'ONSS et le SPF Finances admettent les forfaits, qui dispensent de justifier chaque dépense. Encore faut-il que le forfait corresponde à des frais réellement exposés et soit calculé sur des bases sérieuses.
- Une politique écrite. Le règlement de travail ou une policy interne doit décrire qui reçoit quoi, à quelles conditions, et sur quelle base le montant a été fixé.
- Une cohérence avec la fonction. Un même forfait accordé à tout le monde, indépendamment du poste et du nombre de jours télétravaillés, se défend mal.
- Une proportionnalité au temps de travail. Un temps partiel qui télétravaille deux jours par mois ne peut recevoir le même forfait qu'un temps plein en télétravail structurel.
- Un accord préalable en cas de doute. Pour les montants importants, un ruling ou un accord avec l'ONSS sécurise le régime.
Le risque, et qui le porte
Un forfait requalifié en rémunération entraîne un rappel de cotisations sociales patronales et personnelles, majoré d'intérêts, et un rappel de précompte. Le coût est supporté par l'employeur, y compris pour la part qui aurait dû être retenue au travailleur.
Ce dispositif, très attractif sur le papier, se construit donc avec le secrétariat social plutôt que dans un tableur. Le gain existe, à condition de tenir une documentation à jour année après année, ce que peu d'entreprises font.
Questions fréquentes
Les frais propres à l'employeur sont-ils imposables ?
Non. Ils remboursent une dépense engagée par le travailleur pour le compte de l'employeur : ils échappent aux cotisations sociales et au précompte professionnel. C'est le seul poste où un euro versé est un euro reçu.
Quelle différence avec les frais professionnels réels ?
Les frais propres à l'employeur sont remboursés par l'entreprise et exonérés. Les frais professionnels réels sont supportés par le travailleur et déduits de son revenu imposable. Une même dépense ne peut pas relever des deux : ce que l'employeur rembourse n'est plus déductible.
Faut-il justifier chaque dépense ?
Pas au centime près : les forfaits sont admis et servent justement à l'éviter. Ils doivent en revanche correspondre à des frais réellement exposés et reposer sur une base sérieuse, décrite dans une politique interne écrite.
Que risque une entreprise en cas de forfait excessif ?
La requalification en rémunération, avec rappel des cotisations sociales patronales et personnelles majoré d'intérêts, et rappel de précompte professionnel. Le coût est supporté par l'employeur, y compris la part qui aurait dû être retenue au travailleur.
Un temps partiel a-t-il droit au même forfait de télétravail ?
Non, en principe. Le forfait doit rester proportionné au temps de travail et au nombre de jours réellement télétravaillés. Un montant uniforme accordé sans distinction se défend difficilement en contrôle.
Sources officielles
- ONSS (socialsecurity.be) : notion de rémunération et frais propres à l'employeur
- SPF Finances (finances.belgium.be) : remboursements de frais et fiche 281.10
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