Les frais propres à l'employeur

— 01Pourquoi ce poste échappe à tout

La logique est simple : si vous avancez de l'argent pour votre employeur, il vous le rend. Cette restitution n'est pas un revenu, c'est le remboursement d'une avance. Elle n'entre donc ni dans la base des cotisations sociales, ni dans la base imposable.

Le contraste avec une augmentation de salaire est brutal. Sur un euro de brut, l'employeur paie ses cotisations patronales, le travailleur subit l'ONSS personnel puis le précompte à son taux marginal : il en reste souvent moins de la moitié. Sur un euro de frais propres, il en reste un.

Comparez avec une augmentation de brut

— 02Les postes les plus courants

— 03Ce qui rend un forfait défendable

L'ONSS et le SPF Finances admettent les forfaits — c'est même leur intérêt : ils évitent de justifier chaque dépense. Mais un forfait n'est admis que s'il correspond à des frais réellement exposés et s'il est calculé sur des bases sérieuses.

• Une politique écrite. Le règlement de travail ou une policy interne doit décrire qui reçoit quoi, à quelles conditions, et sur quelle base le montant a été fixé.
• Une cohérence avec la fonction. Un même forfait accordé à tout le monde, indépendamment du poste et du nombre de jours télétravaillés, se défend mal.
• Une proportionnalité au temps de travail. Un temps partiel qui télétravaille deux jours par mois ne peut recevoir le même forfait qu'un temps plein en télétravail structurel.
• Un accord préalable en cas de doute. Pour les montants importants, un ruling ou un accord avec l'ONSS sécurise le régime.

— 04Le risque, et qui le porte

Un forfait requalifié en rémunération entraîne un rappel de cotisations sociales patronales et personnelles, majoré d'intérêts, et un rappel de précompte. Le coût est supporté par l'employeur, y compris pour la part qui aurait dû être retenue au travailleur.

C'est pourquoi ce levier, très attractif sur le papier, se construit avec le secrétariat social plutôt que dans un tableur. Le gain est réel, mais il se paie d'une discipline documentaire que peu d'entreprises maintiennent dans la durée.

— 05Questions fréquentes

Les frais propres à l'employeur sont-ils imposables ?

Non. Ils remboursent une dépense engagée par le travailleur pour le compte de l'employeur : ils échappent aux cotisations sociales et au précompte professionnel. C'est le seul poste où un euro versé est un euro reçu.

Quelle différence avec les frais professionnels réels ?

Les frais propres à l'employeur sont remboursés par l'entreprise et exonérés. Les frais professionnels réels sont supportés par le travailleur et déduits de son revenu imposable. Une même dépense ne peut pas relever des deux : ce que l'employeur rembourse n'est plus déductible.

Faut-il justifier chaque dépense ?

Pas nécessairement au centime : les forfaits sont admis, c'est même leur intérêt. Mais ils doivent correspondre à des frais réellement exposés et reposer sur une base sérieuse, décrite dans une politique interne écrite.

Que risque une entreprise en cas de forfait excessif ?

La requalification en rémunération, avec rappel des cotisations sociales patronales et personnelles majoré d'intérêts, et rappel de précompte professionnel. Le coût est supporté par l'employeur, y compris la part qui aurait dû être retenue au travailleur.

Un temps partiel a-t-il droit au même forfait de télétravail ?

Non, en principe. Le forfait doit rester proportionné au temps de travail et au nombre de jours réellement télétravaillés. Un montant uniforme accordé sans distinction se défend difficilement en contrôle.

Sources officielles

• ONSS (socialsecurity.be) — notion de rémunération et frais propres à l'employeur
• SPF Finances (finances.belgium.be) — remboursements de frais et fiche 281.10

— 06Articles connexes

• Réduire ses impôts : tous les leviers
• Frais professionnels réels
• Le package salarial
• Le coût employeur